廃棄物処理業許可申請専門の行政書士による産業廃棄物収集運搬業許可申請の解説

第6回　産業廃棄物収集運搬業許可申請書に添付する住民票の写しと登記されていないことの証明書の取りかた

皆様、こんにちは。テクテク・アルクノスキーです。「現役行政書士が教える、自分で手軽にできる産業廃棄物収集運搬業許可申請のコツ」というテーマのコラムを書いています。前回は産業廃棄物収集運搬業で使用する運搬車両と運搬容器についてお話ししました。今回から数回に分けて、知らないと意外と手間がかかる「公文書の集めかた」について説明します。

◯「公文書」とは…

　産業廃棄物収集運搬業許可申請の添付書類は、大きく分けて2種類あります。申請先の自治体のホームページからダウンロードした「申請書類一覧表」を見てみましょう。

１．すでに自社の事務所などに持っているもの

２．市役所・区役所、税務署、法務局などで発行してもらうもの

１．すでに自社で持っているものは、決算報告書、確定申告書、車検証、事務所や駐車場の賃貸借契約書などです。だいたいは、事務所に現物なりコピーなりが保管されていると思いますので、それらをコピーして産業廃棄物収集運搬業許可申請の添付書類とします。

ほとんどは、前回までに説明済みですね。

　　（よろしければ遡って読んでいただけると筆者が喜びます♫）

　　・決算報告書、確定申告書　→第2回

　　・車検証　　　　　　　　　→第5回

２．市役所・区役所、税務署、法務局などから取り寄せるものは、住民票の写し、登記されていないことの証明書、納税証明書、会社や土地・建物の登記事項証明書などです。官公庁から発行してもらう書類という意味で、このコラムではこれらをまとめて「公文書」と呼ぶことにします。

それぞれの公文書をどのように発行してもらうか、ひとつずつ見ていきます。

◯それぞれの公文書の集めかた

１．住民票の写し

皆さん、ご自分の住民票を取ったことはありますか？あるある！簡単じゃん！と思われたかたも、ちょっとご注目。産業廃棄物収集運搬業許可申請に必要な住民票の写しには、いくつかのポイントがあります。

※ちなみに、「写し」といいつつ“コピー”のことではありません。

市役所などで発行してもらった書類そのもの（原本）を「住民票の写し」といいます。

①誰のものが必要か？

　　　・個人事業主の場合…事業主本人

　　　・会社（法人）の場合…会社の登記事項証明書に載っている取締役・監査役全員

　　　・講習会を受講する人（産業廃棄物収集運搬業の責任者）

※通常は個人事業主本人か会社の取締役が講習会を受講しますが、例外的にそれ以外の人が講習会を受講する場合があります。詳しくは、いずれ記事にしたいと思います。

②どんな住民票の写しが必要か？

産業廃棄物収集運搬業許可申請に添付する住民票の写しのポイントは大きく2つ、「本籍」が載っていること、そして申請の時点で発行日から３か月以内であることです。

一方で、「世帯主」や「続柄」、「マイナンバー」の記載は不要です。

また、同一世帯の家族の何人かが会社の取締役、ということもあるかと思います。その場合も、一人につき一枚ずつ発行してもらってください（抄本（しょうほん）と呼ばれるものです）。

そして、必要な通数＝産業廃棄物収集運搬業許可申請を予定している自治体の数です。例えば、広島県と岡山県と山口県で産業廃棄物収集運搬業許可申請をする場合は、一人あたり３通、発行してもらいましょう。

参考までに、福岡市の区役所窓口で記入する「住民票の写し交付請求書」の例を載せておきます。だいたいどこの市区町村役場でも、記入することは同じです。（例はこちらからご確認いただけます。）

③発行してもらう場所

①にあげた人が住んでいる場所の市役所・区役所・町村役場などの窓口で発行してもらうのが一般的です。窓口へ行く人は、本人確認書類（運転免許証とかマイナンバーカードなど）。マイナンバーカードといえば、これがある場合はコンビニのマルチコピー機でも発行できますね。

ところで、住んでいない市区町村役場で住民票の写しを発行してもらえる「住民票の広域交付」という制度があります。しかし、広域交付制度で発行された住民票の写しには「本籍」が記載されないので、産業廃棄物収集運搬業許可申請では使えません。②で書いたように、産業廃棄物収集運搬業許可申請に添付する住民票の写しには「本籍」の記載が必須だからです。注意してください。

住民票の写しの発行手数料は自治体によって異なりますが1通200円～400円程度です。ご本人が仕事で忙しいとかで平日の日中に役所へ行けない場合については、④郵送してもらう場合や、⑤委任状の項を見てください。

④郵送してもらう場合

遠方に住んでいる役員がいるなどの事情がある場合は、郵送してもらうこともできます。目的の市役所などのホームページ内で「住民票　郵送」と検索してみてください。たいてい、送るものが詳しく解説されています。

その際、住民票の写しの発行手数料として郵便局の「定額小為替」を買って同封します。

往復の切手代や定額小為替の料金（額面＋200円）がかかりますが、便利なのでぜひ郵送請求、お試しください。余談ですが、この郵送で住民票の写しを発行してもらう方法は、戸籍を取り寄せてパスポートの申請とか、相続の手続きを自分でするときなどにも使えます。士業の事務所スタッフなら就職して1週間もあればできるようになる公文書の郵送請求。知っておいて損はないと思います。

⑤委任状

市区町村役場の窓口へ出向く場合も、郵送してもらう場合も、本人と同一世帯の人以外が請求する場合には「委任状」が必要です。

「同一世帯の人」とは、同居してひとつの「世帯」を構成している人たちです。同居の夫や妻、子などがこれに当たるでしょう。同一世帯の人であれば、委任状を持っていなくても住民票の写しを発行してもらうことができます。

しかし、会社の従業員さんに代わりに行ってもらおうとすると、本人でも同一世帯の人でもないので、委任状が必要、ということになります。

委任状を一から自分で作るのはなかなか難しいので、印刷して書き込める様式がだいたいの自治体のホームページで公開されています。

◯今回のまとめ

今回は、産業廃棄物収集運搬業許可申請において市役所・区役所、税務署、法務局などで発行してもらういわゆる「公文書」とはどのようなものか、そして、その中の「住民票の写し」を取り寄せる方法についてご説明しました。

次回は、今回の続きです。登記されていないことの証明書（と、納税証明書までいけるかな？）を請求する方法について書いてみたいと思っています。それでは、また。